Jakiego rodzaju oprogramowanie będzie najlepsze przy wdrażaniu cyfrowego obiegu firmowych dokumentów

W wielu firmach na jakimś etapie wzrostu pojawiają się kłopoty z odpowiednim przepływem dokumentów. Ich ilość cały czas rośnie, krążą pomiędzy biurkami i pracownikami, i robi się coraz większy bałagan. Przy tego typu bardzo łatwo o zgubienie czy zniszczenie czegoś, co właśnie będzie za kilka dni bardzo potrzebne. Wyjściem z takiej sytuacji będzie na pewno wdrożenie elektronicznego obiegu firmowych dokumentów. Wykorzystując tego typu produkty odnosi się sporo korzyści.

Przede wszystkim wszystkie dokumenty przechowuje się w formie cyfrowej, więc nie ma ryzyka ich zalania, roztargania czy zgubienia. Dodatkowo po zeskanowaniu ma się do nich pełny dostęp, tak więc każdy, kto potrzebuje i ma odpowiedni zakres uprawnień może ich używać, bez konieczności poszukiwania u koleżanek z sąsiedniego pokoju. Kolejnym plusem elektronicznej archiwizacji jest zapewnienie zmian organizacyjnych w firmie.

Jeśli zasadą będzie, że każdy z dokumentów przed schowaniem go do archiwum musi być przekonwertowany do postaci cyfrowej, to wymusza to na pracownikach za to odpowiedzialnych odpowiednie działania. Dzięki temu pozostali pracownicy będą mieć dużo sprawniejszy dostęp do dokumentów, niż przy ich ręcznej obsłudze.

Wdrożenie cyfrowego obiegu dokumentów wiąże się z koniecznością inwestycji w wydajne oprogramowanie i sprzęt. Najważniejszą sprawą są rzecz jasna wydajne skanery, ich wielkość powinno się dostosować do ilości dokumentów, jakie się obrabia w firmie, ale równie ważne powinno być oprogramowanie do zarządzania nimi. Bardzo dobrze będzie się sprawdzał w tej roli system Kofax, jedno z najbardziej popularnych rozwiązań tego typu w sprzedaży. Kofax ma bardzo duże możliwości konfiguracji, przez co w łatwy sposób można go dostosować do większości firm. Zapewnia on skanowanie i przetwarzanie dokumentów zarówno w firmach które mają jedną siedzibę, jak i wielooddziałowych, gwarantując obsługę bez ograniczeń ilościowych. Wydajne narzędzia pozwalają na szybkie zidentyfikowanie rodzaju dokumentu, a także mogą wykonać sporo zmian które poprawią jakość tego, co zostało zeskanowane.